+7 (495) 332-37-90Москва и область +7 (812) 449-45-96 Доб. 640Санкт-Петербург и область

Сдаем в архив документы по кадрам

Сдаем в архив документы по кадрам

Согласно установленным требованиям личные дела должны быть подшиты в твердую обложку из картона на четыре прокола или переплетены с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Металлические скрепления скобы, скрепки, булавки и т. Листы в деле нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста, черным графитным карандашом. Внутренняя опись составляется к делам, которые состоят из документов, сформированных по видам и разновидностям, когда заголовок неполно раскрывает содержание документов дела. Внутренние описи составляются, например, к делам с приказами постоянного и летнего сроков хранения , протоколами и т.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Сдаем в архив документы по кадрам

Такая подготовка включает в себя формирование дел, их оформление в соответствии с действующими правилами и составление описей дел. Как правильно осуществить указанные мероприятия, расскажет этот раздел спецвыпуска. Формирование дел Законченные в делопроизводстве документы группируют в дела в соответствии с номенклатурой дел, согласованной и утвержденной в порядке, рассмотренном в разделе 5 этого спецвыпуска см. При этом, как правило, дела на предприятии формируют децентрализованно, т.

Однако если объем документооборота на предприятии до 10 тыс. Правила формирования документов в дела описаны в гл. Как исключение из этого правила, когда этого требует специфика работы предприятия, документы постоянного и временного хранения, связанные с решением одного вопроса, могут временно группироваться в течение года в одно дело. По окончании года или после решения вопроса указанные документы должны быть помещены в отдельные дела согласно номенклатуре дел в соответствии с таким принципом: в одно дело помещают документы только постоянного хранения, а в другое — временного п.

Положения, правила, инструкции и т. Если они утверждены как самостоятельные документы, их формируют в отдельные дела по видам и хронологии п. Распространенной ошибкой предприятий является формирование всех приказов руководителя в одно дело. В связи с этим обратите внимание: приказы и распоряжения по основной деятельности предприятия, по административно-хозяйственным вопросам и по кадровым вопросам личному составу группируют в разные дела Приказы по кадровым вопросам личному составу группируют в соответствии с их видами и сроками хранения.

При этом учтите: запрещено группировать вместе приказы длительного 75 лет и временного 5 лет хранения. Заметьте: при больших объемах документов целесообразно приказы по кадровым вопросам личному составу , касающиеся различных направлений деятельности учреждения прием на работу, увольнение, премирование, командировки, отпуска и т.

Если создается незначительное количество различных видов приказов по кадровым вопросам личному составу , их можно группировать по срокам хранения: в одно дело — приказы длительного срока хранения, в другое — временного срока хранения. Документы заседаний коллегиальных органов группируют в 2 дела п. Протоколы заседаний коллегиальных органов группируют в дела в хронологическом порядке и по номерам.

Документы к заседаниям этих органов систематизируют по датам и номерам протоколов, а в пределах группы документов, которые касаются одного протокола, — по повестке дня заседания п. Переписку группируют по содержанию и корреспондентскому признаку и систематизируют в хронологическом порядке: документ-ответ размещают за документом-запросом. Поручения вышестоящих учреждений и документы, связанные с их выполнением, группируют в дела по направлениям деятельности предприятия или по авторам инициативных документов.

Документы в небольшом количестве группируют в одно дело. В деле документы систематизируют по датам поручений. Утвержденные планы, отчеты, сметы, титульные списки группируют в дела отдельно от проектов этих документов Документы в личных делах работников группируют в хронологическом порядке по мере их пополнения в такой последовательности п.

Обратите внимание: копии приказов и распоряжений о взысканиях, поощрениях, смене фамилии работника и т. Эти сведения вносят в дополнения к личному листку по учету кадров или в трудовую книжку. При этом заметьте: сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся п. Расчетно-платежные ведомости лицевые счета работников предприятия систематизируют в пределах года по фамилиям в алфавитном порядке, а ведомости на выплату денег ведомости начисления заработной платы формируют ежемесячно в пределах года.

Методическое руководство и контроль за формированием дел на предприятии и в его структурных подразделениях осуществляют служба делопроизводства и архив предприятия п. Оформление дел Дела предприятия следует должным образом оформить. Требования к оформлению дел установлены гл. Рассмотрим их. Таким образом осуществляют частичное оформление дел. В частности, оформление таких дел предусматривает: — систематизацию документов в деле; — составление при необходимости внутренней описи документов дела; — наличие заверительной надписи дела о количестве листов и об особенностях физического состояния и формирования дела; — подшивку или переплет дела; — оформление обложки титульного листа дела.

Систематизация документов предусматривает их размещение в деле по хронологии поступления или создания с января по декабрь. Все листы дела нумеруют арабскими цифрами сплошной нумерацией в правом верхнем углу простым мягким карандашом или механическим нумератором. Листы заверительной надписи и внутренней описи нумеруют отдельно. Чернила, пасту или цветные карандаши применять для нумерации листов дела, листов заверительной надписи и внутренней описи запрещено п.

Фотографии, чертежи, диаграммы, которые являются отдельными листами в деле, нумеруют с оборотной стороны в левом верхнем углу. Лист с наглухо наклеенными документами фотографиями, вырезками, выписками и т. Если к документу подклеены одной стороной другие документы вырезки, вставки к тексту, переводы и др. Конверты с вложениями, подшитые в дело, нумеруют сплошной нумерацией листов дела. При этом сначала нумеруют конверт, а затем каждое вложение в конверте.

Листы большего формата, чем А4, подшивают с одной стороны и нумеруют как один лист в правом верхнем углу, а затем фальцуют в формат А4.

В случае отдельных ошибок в нумерации листов дела допускается использовать буквенные обозначения листов а, б и т. При большом количестве ошибок листы перенумеровывают путем зачеркивания одной косой чертой старого номера и проставления рядом нового Согласно п. Необходимость составления внутренней описи документов отдельных дел определяется инструкцией по делопроизводству на предприятии.

Внутренняя опись документов дела — это учетный документ, который содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. Ее подписывает составитель. К внутренней описи оформляют итоговую запись, в которой указывают цифрами и словами количество документов, включенных в опись, и количество листов внутренней описи.

Если дело переплетено или подшито ранее без внутренней описи, то ее бланк подклеивают с внутренней стороны лицевой обложки дела. Изменения состава документов дела включение дополнительных документов, их исключение, замену оригиналов копиями и др. Приведем пример составления внутренней описи личных дел. С целью учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации в конце дела составляют заверительную надпись п.

Ее помещают в конце дела, а в печатных экземплярах дел учетные журналы, отчеты и т. В заверительной надписи оговаривают следующие особенности нумерации документов дела: — наличие буквенных и пропущенных номеров листов; — номера листов с наклеенными фотографиями, чертежами, вырезками и т.

Заверительную надпись подписывает ее составитель. Все последующие изменения в составе и состоянии дела повреждение листов, замена документов копиями, присоединение новых документов и т. При большом количестве перенумерованных листов в конце дела составляют новую заверительную надпись При этом старая заверительная надпись зачеркивается и хранится в деле постоянно.

Приведем пример составления заверительной надписи. Документы, содержащиеся в деле, подшивают на 4 прокола специальными суровыми нитками или дратвой. А дела постоянного, длительного свыше 10 лет хранения и по кадровым вопросам личному составу переплетают в твердую обложку из картона.

Металлические скрепления скрепки, шпильки при этом удаляют п. Во время переплета или подшивки документов нельзя затрагивать текст. Если текст документа напечатан слишком близко к его левому краю, необходимо нарастить корешок документа бумагой того же качества, что и носитель текста документа. При наличии в деле невостребованных личных документов трудовых книжек, удостоверений, дипломов, аттестатов, свидетельств и т. Если таких документов значительное количество, их изымают из дела и на них составляют отдельную опись.

Титульные листы рекомендуется изготавливать печатным способом и заполнять изменяющуюся информацию от руки п. Заголовок дела на обложке должен соответствовать заголовку в описи дел структурного подразделения На обложке дел титульных листах проставляют: — даты документов, включенных в каждое дело год начала и окончания дела. Если дело состоит из нескольких томов частей , то на каждом из них проставляются крайние даты документов.

В случае проставления точных календарных дат число и год указывают арабскими цифрами, а название месяца — прописью. Если в дело включены документы приложения и т. Надписи на обложках дел постоянного и длительного свыше 10 лет хранения делают четко черными светостойкими чернилами или пастой. В случае помещения в дело надлежащим образом оформленного титульного листа, изготовленного печатным способом, на обложке дела указывают только номера архивного фонда, описи и дела.

При этом запрещено наклеивать титульный лист на обложку дела. Составляем описи дел Структурные подразделения предприятия обязаны описывать документы постоянного и длительного свыше 10 лет хранения, по кадровым вопросам личному составу через год после завершения дел в делопроизводстве. С этой целью составляют описи дел. В случае ликвидации или реорганизации предприятия описи в обязательном порядке составляют также и на дела временного до 10 лет хранения.

Описи дел ведут в течение нескольких лет с использованием единой сквозной нумерации Во время составления описей дел необходимо соблюдать такие требования: — номер описи структурного подразделения должен состоять из: 1 цифрового обозначения структурного подразделения по номенклатуре дел; 2 первой буквы названия категории документов, включенных в опись.

При этом прочие сведения о делах вносят в опись полностью. Также учтите следующие правила для распределения дел в соответствии со схемой систематизации п. При этом название первого подразделения берется в скобки и пишется название последнего. В конце описи делают итоговую запись с указанием цифрами и прописью количества дел, учитываемых по описи, первого и последнего номеров дел в описи, а также оговаривают особенности нумерации дел в описи буквенные и пропущенные номера дел.

Графы 4 и 5 описи при этом не заполняют. Опись дел структурного подразделения составляют в 2 экземплярах п. Первый экземпляр передается вместе с делами в архив предприятия, а второй остается как контрольный экземпляр в структурном подразделении. Опись дел подписывается ее составителем, согласовывается с руководителем службы делопроизводства и утверждается руководителем структурного подразделения п.

В зависимости от сроков хранения документов осуществляют полное или частичное упрощенное оформление дел. Сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ, вносят во внутреннюю опись документов дела.

Структурные подразделения предприятия через год после завершения дел в делопроизводстве обязаны описывать документы постоянного и длительного свыше 10 лет хранения, а также по кадровым вопросам личному составу путем составления описи дел. Оформи подписку и читай все Подписаться на журнал Начните читать статьи без рекламы Выключить рекламу Печатать фрагмент Похоже, что вы используете блокировщик рекламы : Чтобы пользоваться всеми функциями сайта, добавьте нас в исключения!

Media, -.

Подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации

После увольнения работника с работы его личное дело передается в архивное подразделение далее — архив предприятия для последующего хранения. Как правильно это сделать? Состав документов личного дела Личное дело работника предприятия — это совокупность оригиналов и копий документов, в которых содержатся сведения об образовании, военной службе, семейном положении, местожительстве, трудовой деятельности работника до приема на предприятие, а также самые полные сведения, которые подтверждают его трудовую деятельность на предприятии. Напомним, что, устраиваясь на работу, гражданин — будущий работник предпринимателя должен предоставить работодателю для оформления трудового договора контракта, соглашения прежде всего такие документы, как паспорт и справку органа государственной налоговой службы о присвоении идентификационного номера кроме лиц, которые по своим религиозным или другим убеждениям отказались получить идентификационный номер, о чем имеют соответствующую отметку в паспорте. Эти сведения вносят в приложение к личному листку по учету кадров или в трудовую книжку.

Такая подготовка включает в себя формирование дел, их оформление в соответствии с действующими правилами и составление описей дел. Как правильно осуществить указанные мероприятия, расскажет этот раздел спецвыпуска. Формирование дел Законченные в делопроизводстве документы группируют в дела в соответствии с номенклатурой дел, согласованной и утвержденной в порядке, рассмотренном в разделе 5 этого спецвыпуска см.

Архив документов Подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации Готовим документы В соответствии с п. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел службы кадров. При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования: — документы постоянного и временного хранения группируются в отдельные дела; — каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями ГОСТа и иных нормативно-правовых актов; — в дело формируются документы одного календарного года; — дело должно содержать не более листов, толщина его должна быть не более 4 см. Сдаем в архив документы по кадрам Дела находятся в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются вертикально в запирающихся шкафах и столах, обеспечивающих полную сохранность документов.

Сдача кадровых документов в архив

Дела временного до 10 лет включительно срока хранения: не подшиваются; листы дела не нумеруются и хранятся на скоросшивателях; внутренняя опись и лист-заверитель дела не составляются, пересистематизация документов в деле не проводится. В конце года в обложку дел пример оформления обложки дел приведен в приложении 1 вносятся следующие уточнения: при изменении названия организации и подразделения дописываются новые названия; в заголовок дела вносятся дополнительные сведения проставляются номера приказов, протоколов и др. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке переплету металлические скрепления булавки, скрепки из документов удаляются. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов заверительного и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графическим карандашом или нумератором. Употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно. Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации составляется лист-заверитель дела см. Лист-заверитель дела подписывается его составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.

Как правильно сдать документы в архив организации

Сроки сдачи кадровых документов Прежде всего, определимся со сроками. Если же по какой-то причине документы задерживаются в отделе кадров, этот момент нужно согласовывать с работниками архива дополнительно. Требования конфиденциальности При сдаче кадровых документов, таких важных, как личные дела сотрудников, кадровые учетные регистры, распоряжения по личному составу и прочих документов кадрового учета, должна проводиться архивная обработка в соответствии с требованиями законодательства. То есть, оформлением должны заниматься только квалифицированные сотрудники. Подготовка документов к сдаче в архив Перед тем, как сдать кадровые документы в архив, архивариус должен их особым образом обработать.

Как правильно сдать документы в архив организации Лариса Морозова, специалист по кадрам Как показывает практика, руководство организаций не придает особого значения работе по формированию архива и соответственно относится к ней, как к второ- степенной, экономя на расходах по содержанию архива. А в небольших организациях зачастую и вовсе нет отдельной штатной единицы, отвечающей за архив, поэтому функции архивариуса поручаются секретарю, специалисту по кадрам или бухгалтеру.

К записи комментариев Ирина 27 04 Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста. Тома не указываются ни в описи, ни на деле. Oleg 24 08 Может быть я конечно не правильно понял суть вопроса, но на мой взгляд, если сотрудник работал несколько десятков лет в организации, а потом уволился, то почему у него не может к этому времени накопиться документов в личным деле более чем на листах.

Опись документов в архив

.

.

Что делать с документами при ликвидации компании

.

При формировании дел по кадрам необходимо соблюдать следующие основные требования: документы постоянного и временного хранения.

.

Готовим документы к хранению

.

Порядок передачи личных дел работников в архив организации

.

.

.

.

.

Комментарии 2
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Антонин

    Мало ли, что там написано в цивильном кодексе. Автор же сказал на заборе . написано, но туда же не ходят. Есть такие понятия как правосубъектность и юрисдикция. Главное, что в уголовном кодексе написано, в 355 статье.

  2. Рогнеда

    Военный запрет ?

© 2018-2020 xn----7sbahrw4aykdeh5b.xn--p1ai