Перелік документів що утворюються в діяльності суду

Документи в судах зберігатимуться довше: перелік та строки

ДСА затвердила новий перелік судових справ і документів, що утворюються в діяльності суду, із зазначенням строків зберігання. Відтепер апеляційні суди мають зберігати 5 років копії судових документів за результатами апеляційного перегляду справ.

Ідеться про наказ Державної судової адміністрації від 7 грудня 2017 року №1087, передає «Закон і Бізнес».

Перелік затверджено відповідно до пункту 6 частини першої статті 152 Закону «Про судоустрій і статус суддів», з метою вдосконалення порядку ведення діловодства та архіву в судах.

З дня видання цього наказу втратить чинність попередній наказ ДСА від 11 лютого 2010 року №22.

Порівняно з попереднім, новий перелік доповнено ще одним розділом «Справи, розглянуті в судах апеляційної інстанції». Тож нині перелік складається з семи розділів:

1. Кримінальні провадження (справи), розглянуті в судах першої інстанції.
2. Справи про адміністративні правопорушення.
3. Цивільні справи, розглянуті в судах першої інстанції.
4. Адміністративні справи, розглянуті в судах першої інстанції.
5. Господарські справи, розглянуті в судах першої інстанції.
6. Справи, розглянуті в судах апеляційної інстанції.
7. Документи, що утворюються в діяльності суду.

Згідно з новим наказом змінено строки зберігання низки документів, зокрема:

– збільшено з 8 до 10 років термін зберігання матеріалів проваджень (справ) про тяжкі злочини (про злочини, за які передбачене покарання у виді позбавлення волі від 5 до 10 років);

– збільшено з 3 до 5 років термін зберігання матеріалів проваджень (справ), що порушуються не інакше як за скаргою потерпілого, кримінальних проваджень у формі приватного обвинувачення;

– у цивільних справах збільшено з 20 до 75 років термін зберігання матеріалів про встановлення факту батьківства, материнства;

– збільшено з 15 до 75 років термін зберігання матеріалів у справах про визнання фізичної особи безвісно відсутньою або про оголошення її померлою;

– збільшено з 3 до 5 років термін зберігання матеріалів у справах щодо уточнення списку виборців;

– збільшено з 10 до 75 років термін зберігання матеріалів у справах про право власності на нерухоме майно, розглянутих в судах першої інстанції;

– збільшено з 10 до 50 років термін зберігання матеріалів у справах про земельні правовідносини тощо.

Об утверждении Перечня судебных дел и документов, образовывающихся в деятельности суда, с указанием сроков хранения

Про затвердження Переліку судових справ і документів, що утворюються в діяльності суду, із зазначенням строків зберігання

Наказ Державної судової адміністрації України
від 11 лютого 2010 року N 22

Зареєстровано в Міністерстві юстиції України
3 березня 2010 р. за N 201/17496

Відповідно до Законів України «Про судоустрій України» , «Про Національний архівний фонд та архівні установи» , Положення про Державну судову адміністрацію України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 14.01.2009 N 14 , Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 08.08.2007 N 1004 , з метою вдосконалення порядку ведення діловодства та архівної справи в апеляційних та місцевих судах НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Перелік судових справ і документів, що утворюються в діяльності суду, із зазначенням строків зберігання (далі — Перелік), що додається.

3. Головам апеляційних судів областей, міст Києва та Севастополя, Апеляційного суду Автономної Республіки Крим, військового апеляційного суду Центрального регіону і військового апеляційного суду Військово-Морських Сил України (далі — апеляційні загальні суди), апеляційних адміністративних та апеляційних господарських судів (далі — апеляційні спеціалізовані суди), районних, районних у містах, міських, міськрайонних, окружних адміністративних та місцевих господарських судів, військових судів гарнізонів дотримуватися вимог, установлених цією Інструкцією.

4. Управлінню організаційно-аналітичної роботи, документування та контролю (Бровко Т. В.) довести цей наказ до відома начальників територіальних управлінь державної судової адміністрації (далі — територіальні управління ДСА), голів апеляційних загальних та апеляційних спеціалізованих судів, голів окружних адміністративних, місцевих господарських судів і військових судів гарнізонів.

5. Начальникам територіальних управлінь ДСА ознайомити з цим наказом працівників територіальних управлінь ДСА, голів районних, районних у містах, міських, міськрайонних судів, а також працівників апарату цих судів.

6. Головам апеляційних загальних та апеляційних спеціалізованих судів, окружних адміністративних та місцевих господарських судів, військових судів гарнізонів ознайомити з цим наказом працівників апарату суду.

7. Управлінню організації роботи з ведення судової статистики, діловодства та архіву судів (Коцюба О. М.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03.10.92 N 493 «Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади» (із змінами).

8. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

9. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Голови Капустинського В. А.

І. Балаклицький

Голова Державного комітету
архівів України

О. П. Гінзбург

Перший заступник Голови
Верховного Суду України

П. П. Пилипчук

ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Державної судової адміністрації України
11.02.2010 N 22

Зареєстровано
в Міністерстві юстиції України
3 березня 2010 р. за N 201/17496

Перелік
судових справ і документів, що утворюються в діяльності суду, із зазначенням строків зберігання

I. Загальні положення

Перелік є основним нормативно-правовим актом, який встановлює строки зберігання судових справ і документів, що утворюються в діяльності суду.

2. Перелік є обов’язковим і включає судові справи і документи обліку судових справ, що утворюються в діяльності апеляційних судів областей, міст Києва та Севастополя, Апеляційного суду Автономної Республіки Крим, військового апеляційного суду Центрального регіону, військового апеляційного суду Військово-Морських Сил України, апеляційних адміністративних судів, апеляційних господарських судів, місцевих судів (районних, районних у містах, міських, міськрайонних, військових судів гарнізонів, окружних адміністративних, господарських).

3. Строки зберігання інших документів, що відображають діяльність суду (організація роботи, судова статистика, кадрова робота, бухгалтерія, архів тощо), визначаються Переліком типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20.07.98 N 41 , зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 17.09.98 за N 576/3016 (із змінами).

4. Перелік використовується під час формування справ, підготовки номенклатур і описів справ, розробки схем класифікації документів, проведення експертизи цінності документів, а також виконання інших робіт, пов’язаних із визначенням строків зберігання документів.

5. Судові справи, строк зберігання яких визначений Переліком «Постійно», належать до Національного архівного фонду України (далі — НАФ) і підлягають передаванню до державних архівів. Документи постійного зберігання передаються на архівне зберігання у вигляді оригіналів або засвідчених відповідальною особою суду копій (за відсутності оригіналів).

6. Документи тимчасового зберігання не можуть бути знищені раніше встановлених цим Переліком строків. Строки зберігання документів, визначені в цьому Переліку, є мінімальними і не можуть бути скорочені. У разі потреби за рішенням експертної комісії (далі — ЕК) суду строки зберігання судових справ можуть бути збільшені.

7. Статтям у Переліку присвоєно окрему наскрізну нумерацію (графа 1). Перелік дає узагальнене найменування судових справ (графа 2). Строки зберігання судових справ і документів, що утворюються в діяльності суду, подаються у Переліку з урахуванням кодексів України (графа 3). Примітки (графа 4), що застосовуються в Переліку, коментують і уточнюють строк зберігання справ.

8. Перелік складається з шести розділів:

Розділ 1. Кримінальні справи, розглянуті в судах першої інстанції.

Розділ 2. Справи про адміністративні правопорушення.

Розділ 3. Цивільні справи, розглянуті в судах першої інстанції.

Розділ 4. Адміністративні справи, розглянуті в судах першої інстанції.

Розділ 5. Господарські справи, розглянуті в судах першої інстанції.

Розділ 6. Документи, що утворюються в діяльності суду.

9. Позначка «ЕПК» (експертно-перевірна комісія (ЕПК)), яку встановлено в Переліку для деяких категорій справ та видів документів, передбачає, що частина таких документів відбирається для внесення до НАФ. Рішення про внесення до НАФ або знищення документів з позначкою «ЕПК» приймаються ЕПК державного архіву.

При визначенні строків зберігання справ потрібно враховувати всі примітки до статей Переліку, уточнення та роз’яснення.

10. Обчислення строків зберігання справ, розгляд яких передбачено кримінально-процесуальним законодавством, провадиться з моменту:

а) закінчення терміну відбування покарання (основного і додаткового), визначеного вироком суду, що набрав законної сили;

б) фактичного звільнення від покарання засудженого (у разі умовно-дострокового звільнення від відбування покарання, звільнення від покарання у зв’язку з амністією тощо);

в) закінчення випробувального (іспитового строку) терміну (у справах засуджених із випробуванням (іспитовим строком)). У разі скасування випробувального (іспитового) терміну обчислення строку зберігання справи проводиться з урахуванням підпункту «а» цього пункту;

г) набрання виправдальним вироком законної сили;

ґ) набрання постановою (ухвалою) про закриття провадження у справі законної сили;

д) набрання у справах, що порушуються не інакше як за скаргою потерпілого, судовим рішенням (крім обвинувального вироку) законної сили. У разі ухвалення у справі цієї категорії обвинувального вироку обчислення строку зберігання справи провадиться з урахуванням підпунктів «а» — «в» цього пункту;

е) набрання постановою у справах, розглянутих судом за поданням правоохоронних органів, законної сили;

є) набрання постановою у справах, розглянутих судом за скаргами на дії та рішення правоохоронних органів, законної сили;

ж) набрання постановою у справах, розглянутих у порядку виконання судових рішень у кримінальних справах, законної сили;

з) набрання постановою у справах щодо осіб, стосовно яких застосовано примусові заходи виховного характеру, законної сили;

и) набрання постановою про припинення примусових заходів медичного характеру у справах щодо осіб, які вчинили суспільно небезпечне діяння у стані неосудності, законної сили;

і) набрання постановою про вирішення питання щодо подальшого відбування покарання осіб, які вчинили злочин у стані осудності, але захворіли до постановлення вироку або під час відбування покарання, законної сили.

11. Обчислення строків зберігання справ, розгляд яких передбачено законодавством про адміністративні правопорушення, провадиться з моменту:

а) набрання постановою законної сили — для справ, у яких провадження закрито чи у яких застосовано до неповнолітніх заходи впливу;

б) виконання постанови про накладення адміністративного стягнення — для справ, у яких притягнуто особу до адміністративної відповідальності;

в) після закінчення строку, на який було позбавлено особу спеціального права.

12. Обчислення строків зберігання справ господарської, цивільної чи адміністративної юрисдикції провадиться з моменту набрання судовим рішенням законної сили, у тому числі апеляційної чи касаційної інстанції (крім судового рішення, яким скасовано судові рішення судів першої та/або апеляційної інстанції з направленням справи для продовження розгляду або на новий розгляд), або закінчення строку на касаційне оскарження.

Якщо за наслідками перегляду в апеляційній чи касаційній інстанції скасовано судові рішення судів першої та/або апеляційної інстанції з направленням справи для продовження розгляду або на новий розгляд, обчислення строків зберігання справ провадиться за правилами, встановленими в абзаці першому цього пункту.

13. Обчислення строків зберігання судових справ щодо стягнення на користь держави провадиться після надходження матеріалів про виконання судового рішення.

14. Обчислення строків зберігання документів обліку судових справ провадиться після закінчення календарного року.

15. Під час проведення експертизи цінності та вилучення для знищення судових справ (кримінальних, цивільних, адміністративних, господарських та справ про вирішення питання про притягнення до адміністративної відповідальності за вчинення корупційних діянь), що не належать до НАФ, оригінали судових рішень вилучаються з усіх судових справ та зберігаються постійно.

Копії судових рішень (ухвал, постанов тощо), що не входять до судових справ, а сформовані в окремі справи за номенклатурою справ суду, зберігаються «доки не мине потреба».

Відмітка «доки не мине потреба» означає, що документація має тривале практичне значення. Строк її зберігання визначається судами, але не може бути менше одного року.

Копії судових документів за результатами апеляційного перегляду справ зберігаються протягом 5 років.

16. Для організації і проведення попередньої експертизи цінності документів, відбору їх для зберігання або знищення утворюється ЕК суду. Утворення та діяльність ЕК суду здійснюються на підставі Типового положення про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, державного та комунального підприємства, установи та організації, затвердженого наказом Державного комітету архівів України від 17.12.2007 N 183 і зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 11.01.2008 за N 13/14704.

17. Експертиза цінності документів та оформлення її результатів у судах проводяться в порядку, визначеному Правилами роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затвердженими наказом Держкомархіву від 16.03.2001 N 16 , зареєстрованими в Міністерстві юстиції України 08.05.2001 за N 407/5598 (із змінами).

Перелік документів що утворюються в діяльності суду

ДЕРЖАВНА СУДОВА АДМІНІСТРАЦІЯ УКРАЇНИ

НАКАЗ
06.01.2006 N 2

Зареєстровано
в Міністерстві юстиції України
20 січня 2006 р. за N 51/11925

(Наказ втратив чинність на підставі Наказу
Державної судової адміністрації України
N 22 від 11.02.2010)

Про затвердження Переліку судових справ,
що утворюються в діяльності суду, із зазначенням
строків зберігання документів

Відповідно до Законів України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» ( 3814-12 ), «Про судоустрій України» ( 3018-14 ), Положення про Державну судову адміністрацію України, затвердженого Указом Президента України від 03.03.2003 N 182 (із змінами), Порядку утворення та діяльності експертних комісій з визначення цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Мінінстрів України від 16.11.2002 N 1739, та з метою вдосконалення діловодства й архівної справи в апеляційних і місцевих судах наказую:

1. Затвердити Перелік судових справ, що утворюються в діяльності суду, із зазначенням строків зберігання документів (далі — Перелік), що додається.

2. Головам апеляційних судів областей, міст Києва та Севастополя, Апеляційного суду Автономної Республіки Крим, військових апеляційних судів регіонів та апеляційного суду Військово-Морських Сил України, районних, районних у містах, міських, міськрайонних, військових судів гарнізонів дотримуватися строків зберігання судових справ, установлених цим Переліком.

3. Управлінню документального забезпечення та організаційної роботи (Бровко Т.В.) довести наказ до відома керівників структурних підрозділів центрального апарату Державної судової адміністрації України, голів апеляційних судів, голів військових судів гарнізонів, начальників територіальних управлінь державної судової адміністрації.

4. Начальникам територіальних управлінь державної судової адміністрації ознайомити з цим наказом спеціалістів територіальних управлінь державної судової адміністрації та голів відповідних місцевих судів.

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Голови Булку О.А.

В.о. Голови О.Булка

Затверджено
Наказ Державної судової
адміністрації України
06.01.2006 N 2

Зареєстровано
в Міністерстві юстиції України
20 січня 2006 р. за N 51/11925

Перелік
судових справ, що утворюються в діяльності суду,
із зазначенням строків зберігання документів

1. Цей Перелік складений відповідно до Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» ( 3814-12 ), Порядку утворення та діяльності експертних комісій з визначення цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 16 листопада 2002 року N 1739, Кримінально-процесуального кодексу України (1001-05, 1002-05, 1003-05 ), Цивільного процесуального кодексу України ( 1618-15 ), Кодексу адміністративного судочинства України ( 2747-15 ), Кодексу України про адміністративні правопорушення ( 80731-10, 80732-10 ) та інших кодексів України. Перелік є основним нормативно-правовим актом, який встановлює строки зберігання судових справ і документів обліку судових справ, що утворюються в діяльності суду.

2. Перелік є обов’язковим і включає судові справи і документи обліку судових справ, що утворюються в діяльності апеляційних судів областей, міст Києва та Севастополя, Апеляційного суду Автономної Республіки Крим, військових апеляційних судів регіонів та апеляційного суду Військово-Морських Сил України, місцевих судів (районних, районних у містах, міських, міськрайонних, військових судів гарнізонів).

3. Строки зберігання інших документів, що відображають діяльність суду (організація роботи, судова статистика, кадрова робота, бухгалтерія, архів тощо), визначаються Переліком типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів, затвердженим наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20 липня 1998 року N 41 та зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 17 вересня 1998 року за N 576/3016, із змінами та доповненнями до нього.

4. Перелік використовується під час формування справ, підготовки номенклатур і описів справ, розробки схем класифікації документів, проведення експертизи цінності документів, а також виконання інших робіт, пов’язаних із визначенням строків зберігання документів.

Під час використання Переліку для складання номенклатур справ необхідно мати на увазі, що він не містить безпосередніх заголовків справ, а лише перераховує категорії судових справ.

5. Судові справи, строк зберігання яких визначений Переліком «Постійно», належать до Національного архівного фонду України (далі — НАФ) і підлягають передаванню до державних архівів. Документи постійного зберігання передаються на архівне зберігання, у вигляді оригіналів або засвідчених відповідальною особою суду копій (за відсутності оригіналів).

6. Документи тимчасового зберігання не можуть бути знищені раніше встановлених цим Переліком строків. Строки зберігання документів, визначені в цьому Переліку, є мінімальними і не можуть бути скорочені. У разі потреби за рішенням експертної комісії (далі — ЕК) суду строки зберігання судових справ можуть бути збільшені.

7. Статтям у Переліку присвоєно окрему наскрізну нумерацію (графа 1). Перелік дає узагальнене найменування судових справ (графа 2). Строки зберігання судових справ і документів обліку судових справ у Переліку систематизуються за двома групами основних ланок діяльності суду, де утворюються ці документи (графи 3, 4):

I група — апеляційні суди областей, міст Києва та Севастополя, Апеляційний суд Автономної Республіки Крим, військові апеляційні суди регіонів та апеляційний суд Військово-Морських Сил України.

II група — місцеві суди (районні, районні у містах, міські, міськрайонні, військові суди гарнізонів).

Строки зберігання справ (графи 3, 4) подаються в Переліку з урахуванням кодексів України.

Примітки (графа 5), що застосовуються в Переліку, коментують і уточнюють строк зберігання справ.

8. Перелік складається з п’яти розділів:

Розділ 1. Кримінальні справи, розглянуті в судах першої інстанції.

Розділ 2. Справи про адміністративні правопорушення.

Розділ 3. Цивільні справи, розглянуті в судах першої інстанції.

Розділ 4. Адміністративні справи, розглянуті в судах першої інстанції.

Розділ 5. Документи обліку судових справ.

9. Відмітка «ЕПК» (експертно-перевірна комісія), яка проставляється в Переліку до деяких категорій справ, передбачає всебічне вивчення цих документів з метою оцінки їх культурної та практичної цінності. Експертиза цінності документів є єдиною підставою для внесення документів до НАФ або вилучення документів з нього, а також для встановлення строків тимчасового зберігання документів.

При визначенні строків зберігання справ потрібно враховувати всі примітки до статей Переліку, уточнення та роз’яснення.

10. Обчислення строків зберігання справ, розгляд яких передбачено кримінально-процесуальним законодавством, провадиться з моменту:

а) закінчення терміну відбування покарання (основного і додаткового), визначеного вироком суду, що набрав законної сили;

б) фактичного звільнення від покарання засудженого (у разі умовно-дострокового звільнення від відбування покарання, звільнення від покарання у зв’язку з амністією тощо);

в) закінчення випробувального терміну (у справах умовно засуджених). У разі скасування випробувального терміну обчислення строку зберігання справи провадиться з урахуванням підпункту «а» цього пункту;

г) набрання виправдальним вироком законної сили;

ґ) набрання постановою (ухвалою) про закриття провадження у справі законної сили;

д) набрання у справах, що порушуються не інакше як за скаргою потерпілого, судовим рішенням (крім обвинувального вироку) законної сили. У разі ухвалення у справі цієї категорії обвинувального вироку обчислення строку зберігання справи провадиться з урахуванням підпунктів «а»-«в» цього пункту;

е) набрання постановою у справах, розглянутих судом за поданням органів досудового слідства, законної сили;

є) набрання постановою у справах, розглянутих судом за скаргами на дії та рішення прокурора, органів досудового слідства та дізнання, законної сили;

ж) набрання постановою у справах, розглянутих у порядку виконання судових рішень у кримінальних справах, законної сили;

з) набрання постановою у справах щодо осіб, стосовно яких застосовано примусові заходи виховного характеру, законної сили;

и) набрання постановою про припинення примусових заходів медичного характеру у справах щодо осіб, які вчинили суспільно-небезпечне діяння у стані неосудності;

і) набрання постановою про вирішення питання щодо подальшого відбування покарання осіб, які вчинили злочин у стані осудності, але захворіли в період відбування покарання.

11. Обчислення строків зберігання справ, розгляд яких передбачено законодавством про адміністративні правопорушення, провадиться з моменту:

а) набрання постановою законної сили — для справ, у яких провадження закрито чи у яких застосовано до неповнолітніх заходи впливу;

б) виконання постанови про накладення адміністративного стягнення — для справ, у яких притягнуто особу до адміністративної відповідальності.

12. Обчислення строків зберігання справ, розгляд яких передбачено цивільним процесуальним законодавством, провадиться з моменту набрання судовим рішенням касаційної інстанції законної сили або закінчення строку на касаційне оскарження.

У разі поновлення касаційною інстанцією строку на касаційне оскарження обчислення строків зберігання справ (якщо касаційну скаргу відхилено і залишено судове рішення без змін; скасовано судове рішення із закриттям провадження у справі або залишенням заяви без розгляду; скасовано судове рішення і залишено чинним судове рішення, що помилково скасоване апеляційним судом; змінено ухвалу або скасовано ухвалу з вирішенням питання по суті провадиться з моменту проголошення судового рішення.

Якщо касаційною інстанцією скасовано судове рішення з передачею справи на новий судовий розгляд, обчислення строків зберігання справ провадиться після закінчення строку на касаційне оскарження судового рішення за результатами нового судового розгляду.

13. Обчислення строків зберігання справ адміністративної юрисдикції провадиться з моменту набрання судовим рішенням касаційної інстанції законної сили (крім судового рішення, яким скасовано судове рішення судів першої та апеляційної інстанції з направленням справи на новий розгляд чи для продовження розгляду) або закінчення строку на касаційне оскарження.

Якщо касаційною інстанцією скасовано судові рішення судів першої та апеляційної інстанції з направленням справи на новий розгляд або для продовження розгляду, обчислення строків зберігання справ провадиться після закінчення строку на касаційне оскарження судового рішення за результатами нового розгляду чи продовження розгляду справи.

Обчислення строків зберігання судових справ у яких зобов’язано суб’єкта владних повноважень, не на користь якого ухвалено судове рішення, подати в установлений судом строк звіт про виконання судового рішення, провадиться з моменту надходження до суду такого звіту.

14. Обчислення строків зберігання судових справ щодо стягнення на користь держави провадиться після надходження матеріалів про виконання судового рішення.

15. Під час проведення експертизи цінності та вилучення судових справ для знищення, що не належать до НАФ, оригінали судових рішень вилучаються з усіх судових справ та зберігаються постійно.

Копії судових рішень (ухвал, постанов, тощо), що не входять до судових справ, а сформовані в окремі справи за номенклатурою справ суду, зберігаються — «доки не мине потреба».

16. Для організації і проведення попередньої експертизи цінності документів, відбору їх для зберігання або знищення утворюється ЕК суду. Утворення та діяльність ЕК суду здійснюється на підставі Типового положення про експертну комісію державного і комунального підприємства, установи та організації, затвердженого наказом Держкомархіву України від 29.01.2003 N 16 і зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 12.02.2003 за N 112/7433.

17. Експертиза цінності документів та оформлення її результатів у судах проводиться в порядку, визначеному Правилами роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затвердженими наказом Держкомархіву України від 16.03.2001 N 16 і зареєстрованими в Міністерстві юстиції України 08.05.2001 за N 407/5598.

Складання номенклатури справ суду

22.1. Номенклатура справ місцевого суду (далі – номенклатура справ суду), яка наведена у додатку 54, призначена для групування документів у справи, їх систематизації, обліку, індексації та визначення строків зберігання (постійне чи тимчасове), а також швидкого пошуку документів за змістом. Номенклатура справ суду складається згідно з відповідними нормативно-методичними документами, у тому числі Державного комітету архівів України, та являє собою щорічний систематизований перелік заголовків (назв) справ, що формуються в діловодстві суду, із зазначенням строків їх зберігання (зразки заголовків номенклатури справ суду наведено в додатку 55). Судові справи та матеріали не належать до Номенклатури справ суду.

Усі журнали суду також уносяться до номенклатури справ суду.

22.2. Номенклатура справ суду на наступний календарний рік складається в останньому кварталі попереднього року на основі попередніх номенклатур справ суду.

22.3. Номенклатура справ суду розглядається експертною комісією (далі — ЕК) суду та подається на погодження експертно-перевірній комісії (далі — ЕПК) відповідної державної архівної установи в чотирьох примірниках.

22.4. Четвертий примірник затвердженої номенклатури справ суду передається апарату суду для використання в роботі.

22.5. Під час складання номенклатури справ суду слід керуватись структурою та штатним розписом суду, номенклатурою справ суду за минулі роки.

22.6. Графи номенклатури справ суду заповнюються таким чином:

у графі 1 проставляються індекси кожної справи, включеної до номенклатури справ суду. Індекс справи складається з індексу структурного підрозділу (якщо такий розподіл є в суді) та порядкового номера заголовка справи за номенклатурою справ суду в межах структурного підрозділу. У номенклатурах справ суду різних років рекомендується зберігати однакові індекси для однорідних справ, для перехідних справ індекс зберігається протягом усіх років дії справи;

у графі 2 вказуються заголовки справ (томів, частин). Порядок розташування заголовків справ у номенклатурі справ суду визначаються ступенем важливості документів справи та їх взаємозв’язком. На початку розміщуються заголовки справ, що містять розпорядчу документацію. Заголовок справи повинен чітко, в узагальненій формі відображати основний зміст та склад документів справи.

Не допускається вживання в заголовках справ неконкретних формулювань (“Різні матеріали”, “Загальне листування” тощо);

графа 3 заповнюється після закінчення календарного року;

у графі 4 проставляється строк зберігання справи. Номер статті згідно з Переліком судових справ, що утворюються в діяльності суду, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим наказом Державної судової адміністрації України від 06.01.2006 № 2, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 20.01.2006 за № 51/11925 (далі – Перелік), у разі внесення до номенклатури справ суду заголовків, що включають документи, термін зберігання яких не передбачений Переліком, строк їх зберігання встановлюються ЕК суду за погодженням з ЕПК відповідної державної архівної установи;

у графі 5 указують назву переліку документів, використаного під час визначення строків зберігання справ, ставлять відмітки про провадження справ, про перехідні справи, про виділення справ до знищення, про осіб, відповідальних за формування справ, про передачу справ в іншу установу та про передачу справ в архів.

22.7. Погоджена з ЕПК номенклатура справ суду затверджується головою суду не пізніше 15 грудня попереднього року, уводиться в дію з 1 січня наступного календарного року, є документом постійного строку зберігання та включається як розділ номенклатури справ служби діловодства суду.

Порядок видачі для ознайомлення судових справ

І копій документів

23.1. Відповідно до вимог чинного законодавства особи, які беруть участь у справі, мають право ознайомитися з матеріалами цивільних, адміністративних, кримінальних справ та справ про адміністративні правопорушення.

23.2. Справи для ознайомлення видаються апаратом суду:

прокуророві (після пред’явлення службового посвідчення);

адвокатам, які беруть участь у розгляді справ (після пред’явлення Свідоцтва на право зайняття адвокатською діяльністю та ордера виданого відповідним адвокатським об’єднанням , або угоди чи доручення юридичної особи, виданого адвокату, який не є членом адвокатського об’єднання);

іншим учасникам кримінального, адміністративного і цивільного процесу, а також особам, які брали участь у справі, якщо суд вирішив питання про їх права та обов’язки (після пред’явлення документа, що посвідчує особу: паспорта, службового посвідчення, пенсійного посвідчення тощо, та, в необхідних випадках, доручення представника).

Особам, які мають право витребування справ за службовим становищем, але не пов’язаним з розглядом справи, останні видаються тільки на підставі відповідної письмової вимоги, на якій накладається резолюція голови суду, після пред’явлення службового посвідчення.

Ознайомлення з матеріалами справи проводиться виключно в приміщенні суду та в присутності працівника апарату суду.

Факт ознайомлення зі справою фіксується працівником апарату суду вчиненням на третій сторінці обкладинки справи (у довідковому листі) запису про те, хто і коли ознайомлювався зі справою.

Видача справ для проведення аналізів, узагальнень і з іншою метою, що не пов’язані з розглядом справ, також проводиться на письмовий запит відповідної установи за письмовим розпорядженням голови суду чи його заступника.

23.3. Особи, зазначені у пункті 23.2 Інструкції мають право знайомитися з матеріалами цивільних, адміністративних, кримінальних справ і справ про адміністративні правопорушення протягом усього робочого дня апарату суду.

23.4. Особа, яка одержує справу для ознайомлення, розписується в журналі видачі справ для ознайомлення (додаток 56), де вказуються число, місяць, рік, година видачі. Ознайомлення з матеріалами справи та протоколом судового засідання проходить у встановленому відповідно до розпорядження голови суду місці.

У разі ознайомлення з матеріалами справи та протоколом судового засідання особи, яка знаходиться під вартою (підсудного або засудженого), відбуваються лише в спеціально відведеному місці приміщення суду, визначеному головою суду.

При поверненні справи після ознайомлення керівник апарату суду чи працівник апарату суду повинен ретельно перевірити наявність усіх матеріалів у справі, зазначити в журналі видачі справ для ознайомлення час повернення справи та розписатися про її отримання. У разі виявлення нестачі документів, аркушів, їх пошкодження складається акт у двох примірниках, один з яких передається голові суду для вжиття відповідних заходів, другий долучається до справи.

23.5. Судові справи надсилаються поштою або розсильним (кур’єром) лише на письмову вимогу органів, яким законом надано право витребування справ і лише на підставі резолюції голови чи заступника голови суду.

Категорично забороняється надсилати іншим органам судові справи, провадження у яких не закінчено.

23.6. Копії документів, долучених до справи, копії судових рішень і письмові довідки у справах відповідно до процесуального законодавства видаються працівниками апарату суду або архіваріусами за письмовою заявою з дозволу головуючого у справі, після реєстрації видачі копій у журналі видачі копій судових документів (додаток 57)та у разі необхідності, після сплати державного мита.

23.7. Копії вироків, рішень, ухвал, постанов у справах повинні бути підписані та скріплені гербовою печаткою. У разі, якщо коли судове рішення не набрало законної сили, про це зазначається на копії, що видається.

23.7.1. Копії судових рішень видаються особам, які відповідно до законодавства мають право на їх одержання. Якщо копія викладена на кількох аркушах, вони повинні бути прошнуровані і скріплені підписом працівника апарату суду та печаткою суду із зазначенням кількості зшитих аркушів.23.7.2. Загальний та повний доступ до судових рішень визначається Порядком ведення Єдиного державного реєстру судових рішень, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 25.05.2006 № 740 “Про затвердження Порядку ведення Єдиного державного реєстру судових рішень”.23.7.3. До копії судового рішення, у яке внесено зміни, обов’язково додається копія ухвали апеляційного (касаційного) суду, яким судове рішення змінено.

23.7.4. Особа, яка одержала копію, повинна розписатись в її одержанні. У разі надіслання копії документа поштою про це зазначається в справі та у відповідному журналі.

23.7.5. Копія вироку вручається засудженому або виправданому після проголошення вироку в строки, визначені кримінально-процесуальним законодавством. Якщо вирок викладено мовою, якою не володіє засуджений чи виправданий, йому повинен бути вручений письмовий переклад вироку на його рідну мову або на мову, якою він володіє. Переклад робиться перекладачем і належить до судових витрат.24. Передача справ до архіву суду

24.1. Ведення архівної справи полягає у підготовці й оформленні судових справ та документів діяльності суду згідно з номенклатурою справ суду для зберігання в архіві суду, забезпеченні збереження архівних справ і проведенні експертизи цінності справ та документів з метою здачі їх у державний архів.

24.2. Відповідальність за організацію архівної справи покладається на голову суду, а за її ведення – на архіваріуса або іншого працівника апарату суду, відповідального за ведення архіву суду.

24.3. Організація обліку, зберігання справ та інших матеріалів в архіві регламентуються чинним законодавством та Інструкцією про порядок передання до архіву суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівів судових справ та документів діяльності суду, затвердженою наказом Державної судової адміністрації України від 14.07.2003 № 277, зареєстрованою у Міністерстві юстиції України 07.08.2003 за № 696/8017 (далі — Інструкція про порядок передання до архіву суду), та цією Інструкцією.

24.4. Для забезпечення зберігання справ і документів в архіві повинні бути створені відповідні умови: санітарний, температурний і світловий режими, а також забезпечення охоронними та протипожежними засобами, стелажами, шафами, системою обліку архівних документів.

24.5. Судові справи, провадження у яких закінчено, та документи діяльності суду передаються в архів відповідно до Інструкції про порядок передання до архіву суду щороку за графіком, затвердженим головою суду. Передавання судових справ та документів діяльності суду за рік, що минув, проводиться в строк не пізніше 1 квітня поточного року.

Відповідно до Переліку суддя або голова суду зазначає дату (рік), до якої включно справа повинна зберігатись в архіві суду, або зробити напис “постійно”, якщо справа підлягає постійному зберіганню.

В архіві суду судові справи та справи з управлінської діяльності суду зберігаються за роками в порядку зростання архівних номерів. Кримінальні й цивільні справи залежно від обсягу вміщуються в картонажі або систематизуються у в’язки (10 — 50 справ в одній в’язці). На кожну в’язку прикріплюється ярлик, на якому вказуються перший і останній номери справ, які містяться у в’язці, та відповідний рік.

24.6 Видача справ з архіву для тимчасового користування здійснюється за заявою або відповідним запитом лише за резолюцією голови суду чи його заступника. Категорично забороняється видача справ, у яких не складено внутрішній опис.

Для видачі справ ведеться спеціальний журнал, у якому зазначаються дата видачі або надіслання справи, номер справи, мета видачі чи надіслання, одержувач, підпис про отримання справи або номер поштового відправлення, дата повернення архівної справи до суду. Одночасно робиться відмітка у відповідній обліково-статистичній картці.

Вимога про надіслання справи і копія супровідного листа зберігаються в контрольній теці до повернення справи до суду. Про повернення справи до суду робляться відмітки у відповідних обліково-статистичних картках і журналі.

24.7. Справи, що повертаються в архів після використання, перевіряються архіваріусом в присутності особи, яка їх повертає. У разі виявлення нестачі документів, аркушів, їх пошкодження комісією у складі керівника апарату суду, секретаря суду, архіваріуса складається акт у двох примірниках, один з яких передається голові суду для вжиття відповідних заходів, другий залишається в архіві суду.

24.8. Передача судових справ і справ за номенклатурою справ суду на державне зберігання здійснюється в порядку, передбаченому чинним законодавством України.

Державної судової адміністрації України О.Булка

Складення номенклатури справ суду. Формування у справи непроцесуальних документів

10.1. Номенклатура справ — це систематизований перелік найменувань справ, створюваних у діловодстві суду, оформлених у відповідному порядку із зазначенням строків зберігання (Додаток 10).

10.2. Номенклатура справ є обов’язковим для кожного суду інформаційним довідником, що складається для створення в суді єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого пошуку документів за змістом та видом, відбору документів та справ на державне зберігання.

10.3. Номенклатура справ суду затверджується головою суду після схвалення експертною комісією суду (далі — ЕК) та погодження експертно-перевірною комісією (далі — ЕПК) відповідного державного архіву.

Номенклатура справ підлягає погодженню з відповідним державним архівом один раз на п’ять років або невідкладно в разі істотних змін, пов’язаних із діловодством суду.

10.4. За складання та ведення номенклатури справ відповідає служба діловодства, відповідальний працівник (особа) чи відповідний структурний підрозділ.

10.5. Під час складання номенклатури справ суду слід керуватися структурою та штатним розписом суду, номенклатурою справ суду за минулі роки.

10.6. Номенклатура справ суду складається у чотирьох примірниках, на кожному з яких має бути гриф погодження з відповідним державним архівом. Перший (недоторканний) примірник номенклатури справ суду зберігається у службі діловодства, другий — використовується службою діловодства як робочий, третій — передається до архіву суду для контролю за формуванням справ; четвертий — надсилається до державної архівної установи або архівного відділу міської ради, у зоні обслуговування яких перебуває суд.

Структурні підрозділи апарату суду використовують у роботі витяги з відповідних розділів затвердженої номенклатури справ суду.

10.7. Номенклатура справ суду містить такі графи:

графа 1 — індекси кожної справи, включеної до номенклатури справ суду. Індекс справи складається з індексу структурного підрозділу (якщо такий розподіл є) та порядкового номера заголовка справи за номенклатурою справ суду в межах структурного підрозділу. У номенклатурах справ суду різних років рекомендується зберігати однакові індекси для однорідних справ, для перехідних справ індекс зберігається протягом усіх років розгляду справи;

графа 2 — заголовки справ (томів, частин). Порядок розташування заголовків справ у номенклатурі справ суду визначається ступенем важливості документів справи та їх взаємозв’язком. Спочатку розміщуються заголовки справ з розпорядчою документацією. Заголовок справи повинен чітко, в узагальненій формі відображати основний зміст та склад документів справи. Не допускається вживання в заголовках справ неконкретних формулювань («Різні матеріали», «Загальне листування» тощо);

графа 3 заповнюється після закінчення календарного року;

графа 4 — строк зберігання справ.

Номер статті визначається згідно з Переліком судових справ і документів, що утворюються в діяльності суду, із зазначенням строків зберігання, затвердженим наказом Державної судової адміністрації України від 11.02.2010 року N 22, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 03.03.2010 року за N 201/17496, Переліком типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 р. N 578/5.

У разі внесення до номенклатури справ суду заголовків, що включають документи, термін зберігання яких не передбачений названим Переліком, строк їх зберігання встановлюються ЕК за погодженням з ЕПК;

графа 5 — назва переліку документів, використаного при визначенні строків зберігання справ, відмітки про провадження справ, про перехідні справи, про виділення справ до знищення, про осіб, відповідальних за формування справ, про передачу справ до іншої установи, про передачу справ до архіву.

10.8. У кінці року номенклатура справ суду закривається підсумковим записом, який підписує керівник служби діловодства, відповідальний працівник (особа). Про фактичну наявність заведених за рік справ повідомляється керівнику архіву суду, відповідальному працівнику (особі).

10.9. Номенклатура справ суду щороку переглядається, аналізується, уточнюється та затверджується головою суду не пізніше 15 грудня поточного року, уводиться в дію з 1 січня наступного року, є документом постійного зберігання та включається як розділ номенклатури справ суду.

10.10. Непроцесуальні документи формуються у справи за допомогою АСДС відповідно до затвердженої номенклатури справ.

10.11. Формування справ здійснюється за такими принципами:

1) у справи постійного зберігання групуються оригінали документів (у разі їх відсутності — засвідчені копії); включення до таких справ чернеток, особистих документів, ксерокопій та документів, що підлягають поверненню (зі штампом іншої установи), не допускається;

2) у справи групуються документи одного діловодного року (за винятком особових, перехідних справ);

3) у справи групуються окремо документи постійного і тимчасового строків зберігання (як виняток, документи постійного і тимчасового строків зберігання, пов’язані з вирішенням одного питання, можуть групуватися протягом діловодного року в одну справу. Після закінчення діловодного року або перед передачею справи до архіву суду документи групуються за окремими справами згідно з номенклатурою справ);

4) у справу групуються документи тільки з одного питання або з групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс, на початку справи вміщують ініціативний документ, потім документ-відповідь та всі інші документи в логічній послідовності за хронологією їх видання.

10.12. Якщо документи за змістом і строком зберігання не можуть бути згруповані у справи, передбачені номенклатурою, формується нова справа із занесенням її назви та строку зберігання до діючої номенклатури справ.

10.13. Обсяг справи не повинен перевищувати 250 аркушів (30 — 40 мм завтовшки).

10.14. Нормативні акти (положення, правила, інструкції тощо), затверджені організаційно-розпорядчими документами, постановами, рішеннями, групуються у справи разом із ними.

Організаційно-розпорядчі документи з основної діяльності: про прийняття, переведення, звільнення, заохочення, сумісництво працівників, про надання відпусток, про накладення стягнень на працівників, про відрядження працівників, з адміністративно-господарських питань тощо групуються в різні справи.

10.15. Матеріали кожного засідання зборів працівників суду, наради тощо групуються у дві справи:

1) протоколи і документи до них (доповіді, довідки, проекти рішень тощо) групуються у хронологічній послідовності і за порядком номерів;

2) документи з організації та проведення засідань (порядок денний, список запрошених, макет розсадження, перелік осіб, які виступають, тощо) групуються за датами і номерами протоколів; усередині групи документів, що стосуються одного протоколу, — за порядком денним засідання.

10.16. Запити судів та інших органів і документи, пов’язані з виконанням запитів, групуються у справи за напрямами діяльності суду, а в разі невеликої кількості таких документів — в одну справу. Усередині справи документи групуються за датами запитів.

10.17. Затверджені плани, звіти, кошториси групуються у справах окремо від проектів цих документів.

10.18. Листування групується за змістом і кореспондентською ознакою і систематизується у хронологічній послідовності: документ-відповідь іде за документом-запитом.

10.19. Особові справи працівників суду ведуться у визначеному законодавством порядку.

10.20. Особові рахунки працівників, відомості про нарахування заробітної плати та інші подібні фінансові документи систематизуються у межах року за прізвищами в алфавітному порядку або за місяцями.

Источники:

Документи в судах зберігатимуться довше: перелік та строки

http://search.ligazakon.ua/l_doc2.nsf/link1/RE17496.html

http://consultant.parus.ua/?doc=033CW3A469

http://allrefrs.ru/1-30467.html

http://infopedia.su/4x23d9.html